コミュニケーションを磨いて信頼される業務管理職を目指すには？ | キャリアなび～東北版（秋田・盛岡・仙台）

コミュニケーションを磨いて信頼される業務管理職を目指すには？

2024/03/29

業務管理職は業務計画から改善まで幅広い役割を担い、チームの効果的な運営を支援します。業務の構想、進捗管理、業務の見直しは主な活動であり、部下の生産性向上やコミュニケーション不足は主な課題です。信頼関係の構築と適切な指導が重要であり、部下への理解と傾聴は信頼されるマネージャーになるための鍵です。

業務管理職はどのような仕事をするのか？

業務の構想では、目標を設定し必要な手順やリソースを考慮します。また、進捗管理は、チームの進行状況を把握し、目標の達成度を評価します。さらに業務の見直しでは、組織の業績を再評価し、成功した業務を維持しつつ環境変化に適応します。

◇業務の構想

業務の構想は、向かっていく目標を定めた後の重要なステップです。理想の結果に到達するためには、必要な手順やリソースを考える必要があります。一部の業務が優れた成果を出しても、全体としての目標達成に貢献しなければ意味がありません。

したがって、どのような能力が求められ、どのような組み合わせがこの段階で効果的かを考えながら、業務を適切に割り当てていく必要があります。

◇進捗管理

業務管理職の進捗管理とは、チームやプロジェクトの進行状況を把握し、目標やタスクの達成度を定期的に評価するプロセスです。これには、タスクの割り当て、進捗状況のモニタリング、問題の特定と解決、リソースの調整などが含まれます。

進捗管理を行うことで、目標の達成度や課題の特定、プロジェクトの効率性の向上などを実現し、組織の目標達成に向けて方向性を確保します。

◇業務の見直し

管理職には、組織の業績や成果を再評価し、将来を見据えて戦略を立てる能力が求められます。成功した業務に対しては、今後も円滑に運営されるように維持されるべきです。

一方で、組織は常に内外の環境変化にさらされています。過去に成功した業務であっても、明日には時代遅れになる可能性があります。管理職は客観的に状況を判断し、時には変革を模索する必要があります。

業務管理職で悩みやすいポイントとは？

業務管理職には、悩みや課題がつきものです。例えば、業務管理職が直面するポイントとして、何が最優先かを決定することや、部下の成長やチームのモチベーションを維持することなどが挙げられます。

◇部下の生産性が上がらない

部下の生産性が上がらないという課題は、多くの業務管理職が直面する問題の一つです。部下が業務を遂行するために必要なリソースやツールが不足している場合、効率的な作業が困難になり、生産性が低下します。

単に指示を出すだけでなく、部下のモチベーションを高めるために、職場環境なども再考する必要があります。

◇コミュニケーション不足

コミュニケーションが不十分なため、指示や期待が明確に伝わっていない場合は、作業の方向性や優先順位が曖昧になり、生産性が低下してしまいます。部下との定期的なコミュニケーションを通じて、作業の目標や期待値、優先順位を伝える機会を持つことが大切です。

また、部下の疑問や不明点に対して積極的に対応し、誤解を解消する姿勢も大事です。さらに、部下の意見や提案には歓迎の意を示し、オープンな雰囲気の中で意見交換を行える環境を整えるようにします。

信頼されるマネージャーになるには？

相手を理解し信頼を築くには、相手の立場や感情に共感しサポートを提供することが大事です。上司は部下の話をよく聞き、真剣に向き合う姿勢を示すことで信頼を得られます。

◇相手を理解する

上司と部下がお互いの個人的なことをほとんど知らない場合、信頼関係は築きにくいものです。個人的な情報は、信頼を構築するための重要な要素ですが、すべてを知る必要はありません。

相手の立場や感情に共感し、適切なサポートや指導を提供することで、チーム全体の協力や成果につながりやすくなります。

◇傾聴する

信頼関係を築くのに時間がかかることは事実です。しかし、一方で、数カ月で部下からの信頼を得る上司も存在します。信頼されるかどうかは、上司が部下の話をよく聞くかどうかにあります。

部下が真剣に相談してきたときに、上司が時間を作って話を聞く姿勢を示すかどうかがポイントです。忙しいときでも、聞きたいという意思を伝えることで、部下に対する印象は大きく異なります。

◇ほめ方・叱り方を考える

ほめる、叱るという行為は、部下を正しい方向に導くという目的があります。「叱る」という行為も、部下を正しい方向に導くことに貢献しない場合、「叱っている」とは言えません。

上司は直接的な指示ではなく、「どうしたら改善できると思う？」という具合に、部下自身が改善策に気付くような指導をしてあげることが大切です。

コミュニケーションを活かして優れたチームを

業務管理職がコミュニケーション能力を高めることで、信頼関係構築や部下の成長支援、適切な評価につながります。特に部下の育成には信頼関係が欠かせず、良好なコミュニケーションはその基盤です。

◇信頼関係の構築

業務管理職がコミュニケーション能力を向上させるメリットとしては、周囲との信頼関係の構築や部下の成長支援、そして適切な評価につながる点です。コミュニケーション能力が高い業務管理職は、周囲から信頼され、円滑なコミュニケーションを通じて業務を効果的に進めることができます。

特に、部下の育成には信頼関係が不可欠であり、良好なコミュニケーション能力はその基盤です。

◇育成・評価でのメリット

業務管理職にとってコミュニケーション能力の重要性は高く、その理由はいくつかあります。まずに、周囲との信頼関係を築いて優秀なチームを形成できることです。また、部下の育成や評価にも役立ちます。

部下とのコミュニケーションを通じて、部下の強みや改善点を把握し、適切なサポートや指導を行うことで成長の機会にもなります。コミュニケーションの中のフィードバックを通じて部下の業績や行動を評価し、適切な評価や報酬を与えることで、部下のモチベーションを高めることにつながります。

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業務管理職の役割は多岐にわたり、業務の計画立案から実行、評価、改善に至るまで、組織の業務遂行をサポートし、効果的なチーム運営を促進します。まず、業務の構想段階では、組織の目標を明確にし、適切な手順やリソースを考慮して計画を立案します。

次に、進捗管理では、チームの進行状況を監視し、目標の達成度を評価します。このプロセスには、タスクの割り当て、進捗状況のモニタリング、問題の特定と解決、リソースの調整などが含まれます。

さらに、業務の見直しでは、組織の業績や成果を再評価し、戦略の修正や改善を行います。成功した業務を維持しつつ、環境変化に適応することが求められます。

業務管理職が直面する課題として、部下の生産性向上やコミュニケーション不足が挙げられます。これらの課題に対処するためには、部下との信頼関係を築き、適切な指導やサポートを提供することが重要です。

信頼されるマネージャーになるためには、部下を理解し、傾聴することが不可欠です。また、適切なほめ方や叱り方を心掛け、部下とのコミュニケーションを円滑に行うことが重要です。これにより、チーム全体のモチベーションを高め、業務の効率性を向上させることができます。

業務管理職が東北の住宅業界において転職する場合にも、これらのスキルと能力が必要不可欠です。